Lidera tu organización en la Crisis Covid-19

Lo sé, nunca habías vivido un tiempo así. La crisis Covid-19 ha puesto patas arriba todas nuestras expectativas.

El tsunami provocado por el coronavirus ha sumergido de contagios, muertes, noticias, memes, confinamientos y videoconferencias gran parte de nuestras vidas, la de tu Fundación o Asociación, y la de cada persona que la conforma.

Y muchos vaticinan que nuestras vidas no volverán a ser iguales.

Es posible y, a decir verdad, para algunos aspectos ¡ojala sea así!

 

Pero en mitad del desconcierto, con las restricciones a los desplazamientos, la imposibilidad de acceder a las oficinas, la infoxicación, la preocupación por cómo lo están viviendo las personas que te son cercanas, lo que tu entidad necesita es… ¡que te pongas al mando!

En tiempos difíciles como los que estamos viviendo, en momentos de crisis como la que está sacudiendo países enteros, lo que hace la diferencia en las entidades e instituciones es un liderazgo bien ejercido.

Un liderazgo, en primer lugar, que permita a tu entidad sobreponerse e identificar lo más relevante de esta nueva situación.

En segundo lugar, un liderazgo que evalúa la situación, los riesgos y las demandas más urgentes, escuchando y ponderando.

Por último, un liderazgo con visión y mano izquierda que impulsa acciones concretas para dar respuesta a las necesidades y realidades extraordinarias que afronta tu asociación, tu fundación.

¿Quieres ejercer ese liderazgo?

A continuación, te detallamos el Método COC para gestionar la crisis Covid-19, o cualquier otra crisis, y acciones concretas a poner en marcha.

COC es el acrónimo de Comunica Organiza Cuantifica.

¡Sigue leyendo! 😊

 

 

Comunica 

Un buen líder comunica.

Y recuerda, comunicar es bidireccional, antes de abrir la boca, o de escribir, asegúrate que has escuchado. En las reuniones o llamadas que mantengas, promueve la participación, haz que las personas aporten, toma un tiempo para recoger la opinión de todos.

Todas las personas que están vinculadas de una forma u otra a tu entidad están en un momento extraordinario por la crisis Covid-19, es probable que algunos de ellos hayan vivido o estén viviendo momentos muy difíciles, con familiares hospitalizados, tal vez algún fallecido cercano…

Y a pesar de estas situaciones críticas, es muy probable que tu gente también esté pensando en vuestra entidad, en como dar las mejores de las respuestas posibles ante esta crisis.

 

  • Haz una lista de todos los grupos de interés relacionados con tu entidad: usuarios o beneficiarios, patronato/junta, equipo directivo, contratados, voluntarios, socios y donantes, financiadores, proveedores.

Para cada uno de estos grupos, piensa…: ¿Qué necesita escuchar, saber, y hacer en relación a tu entidad? Dos o tres ideas/párrafos para cada grupo.

Y lo primero, para cada grupo y cada persona, es: ¿Cómo estás tú y tus más próximos?

Si tienes a mandos intermedios en tu equipo, o eres el máximo ejecutivo o el presidente, pide a los mandos que hagan el mismo ejercicio, y poner en común los grupos que habéis identificado, y las ideas centrales a transmitir.

Al ponerlo en común, es probable que podáis cambiar y mejorar algunos de los mensajes a dar, además de repartiros el trabajo.

Una vez identificados los grupos y los mensajes, haz una relación de las personas en cada grupo.

Si eres la presidenta o el presidente de la Junta/Patronato, tu prioridad son tod@s las personas de ese órgano de gobierno.

Y si eres el máximo ejecutivo, tu prioridad es el equipo directivo y las personas que reportan directamente a ti.

Por otro lado, si eres directivo o mando intermedio, tu prioridad son las personas que conforman tu área.

 

Y en cada lista, cada cual ha de incluir a voluntari@s, usuari@s…., en diálogo con el resto del equipo y siempre y cuando haya una cierta cercanía de trato.

 

  • Llama. Sí, lo sé, es curro, y te/os va a llevar tiempo, pero es imprescindible. No más de 10/12 minutos por persona y apunta lo más relevante que transmiten tus interlocutores.

Realiza rondas de 5 o 6 llamadas, y para. Interioriza todo lo escuchado, haz un resumen de lo más importante, y descansa.

En función del tamaño de tu entidad, y de tu función en ella, puede suponer unas cuantas rondas de llamadas.

Hazlas, es la mejor inversión que puedes hacer.

 

  • Con el apoyo de tu Departamento de Comunicación si lo tienes, no dejes de comunicar con tus financiadores y con tus socios y donantes.

La mayoría de las organizaciones no tiene mucho contacto con estos grupos de interés. Valora si tiene sentido descolgar el teléfono con algunos, o enviar una comunicación a través de correo electrónico sobre la crisis Covid-19.

 

  • Si eres la presidenta o el máximo ejecutivo de tu entidad envía una comunicación a tod@s l@s contratad@s y voluntari@s

Y lo mismo para el resto de colectivos y personas vinculadas a tu entidad. No puedes legar a tod@s por teléfono.

Atente a los 2 o 3 ideas que haz/habéis elegido para cada grupo, y transmite cercanía,  confianza y cuenta algunas de las acciones que estáis llevando a cabo.

 

 

Organiza 

Un buen líder organiza.

En medio de una situación no prevista, con condicionantes de (in)movilidad, hace probablemente falta reestructurar el trabajo previsto, incorporando acciones nuevas que den respuesta a la crisis, y priorizar.

 

  • Reúne a tu Junta Directiva/Patronato en una vídeoconferencia.

Es una situación de crisis, necesitan saber las medidas que ya se han tomado y es probable que puedan aportar propuestas para ayudar y contribuir en este momento.

Escucha, recoge y prioriza. Involucra a cada persona en acciones que pueda liderar, en las que aporte valor y experiencia.

Piensa con tu órgano de gobierno qué puede suceder en las próximas semanas, qué recursos materiales o técnicos podéis necesitar, qué impacto va a tener la crisis e vuestros gastos y en vuestros ingresos.

Sé concreto: ¿Cuáles son los escenarios posibles en los meses que vienen? ¿Qué 3 o 4 acciones podemos poner en marcha ahora para anticipar lo que puede suceder en las próximas semanas con la crisis Covid-19? Si el/la presidente o máxim@ ejecutiv@, en los días siguientes, no pudiera seguir trabajando, ¿quién asumiría sus responsabilidades?…

 

  • Junta semanalmente a tu Equipo Directivo o a tu Equipo en una vídeoconferencia.

En la 1era reunión breve, asegúrate de que tod@s tiene los recursos materiales y técnicos que necesitan para desempeñar con eficiencia su trabajo. Si no es así, buscar soluciones junt@s.

En todas las reuniones, comprueba cómo está tu gente y si algun@ necesita una atención específica, busca posteriormente un tiempo para hablar a solas con esta persona.

Aquí también, tienes que invitar a tu equipo a que piense lo que puedo suceder en las próximas semanas, y aterrizar acciones concretas que se puedan poner en marcha.

 

Y dos añadidos:

El teletrabajo es, para la mayoría de las asociaciones y fundaciones, un reto. Pero es un reto que se puede abordar con planificación y recursos.

Hay decenas de plataformas de videoconferencias, nosotros usamos sobre todo Jitsi, una propuesta OpenSource muy cómoda porque no necesita instalación alguna, y Zoom.

Para todas las videoconferencias, haz reuniones cortas, máximo 60 minutos. Y si hace falta, porque hay que hablar de más temas, o hacer seguimiento del trabajo, acuerda otra reunión en los próximos días.

 

 

Cuantifica

Un buen líder cuantifica.

Sí, y aquí también aplica esta frase icónica que, con algunas adaptaciones, usan mucho los políticos americanos “It’s the economy, stupid”.

Es la economía, o más concretamente, es el dinero el que va a garantizar que tu entidad siga adelante.

Sí, lo sé: no solo de dinero viven las entidades, pero es un recurso imprescindible, y en una situación de crisis hay que asegurarse que vas a seguir contando con él.

 

  • Organiza una videoconferencia, ¡o varias!, con el Equipo Directivo, o el Comité adhoc si dispones de él, y con los informes previamente encargados y distribuidos, haz una foto fija de la situación financiera de vuestra entidad.

Ten en cuenta posibles gastos no previstos que vais a tener que asumir por la crisis, o por las respuestas/acciones que habéis previsto llevar a cabo en las próximas semanas. ¿Cómo va a estar la tesorería de la entidad en los próximos meses? ¿Tendremos cash suficiente para pagar las nóminas y los gastos corrientes? ¿Nos hace falta una línea de crédito? ¿Qué puede suceder si se prolonga la crisis Covid-19 e términos de ingresos y gastos?

Preguntaros si va a haber cambios en los ingresos. ¿Van a dejar de aportar los socios y donantes físicos? ¿Qué va a suceder con las financiaciones que recibís de fundaciones privadas, empresas o administraciones? ¿Qué tareas podemos activar para reducir riesgos en ese campo?

 

  • Haz una videoconferencia, ¡o varias!, con el Equipo encargado de Comunicación y/o de Captación de Fondos.

Diseña con ellos un nuevo plan de acciones de captación de fondos que incorpore, en su comunicación, la nueva realidad a la que se enfrenta tu entidad.

Acuerda tareas concretas de atención y comunicación con vuestros principales financiadores, desde llamadas de teléfono hasta correos con información sobre vuestra situación, y el trabajo añadido que estáis haciendo.

Piensa en nuevas líneas de financiación que puedes abrir. ¿Cuáles son las convocatorias o financiaciones a las que todavía no has acudido? ¿Qué contactos podrías obtener en esas entidades por medio de tus órganos de gobierno? ¿Recibes financiación de entidades fuera de España?

 

Y una última recomendación muy importante y que a menudo desatendemos, yo el primero: ¡cuídate!

Toma tiempo para ti mismo, descansa y recupera. Escucha música, lee, comparte, haz lo que sea que te traiga paz y sosiego.

Porque cuanto mejor estés, mejor podrás aportar a tu entidad 😊

 

¿Te ayudamos con herramientas, metodología y experiencia a gestionar la crisis?

Trabajemos juntos

 

Lidera tu organización en la crisis Covid-19
Gracias a  Ian Schneider por la fotografía

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