A medida que las tareas se le acumulan al equipo directivo, da la sensación de que el tiempo se acorta y resulta más complicado llegar a todo: establecer prioridades de forma correcta es la única forma de salir del paso y de no caer en una espiral de frustración.
Por qué es necesario establecer prioridades dentro del equipo directivo
La naturaleza de las labores del Patronato o de la Junta Directiva de una fundación no dista mucho de las tareas de gestión de una empresa. Como llevar las cuentas, recoger fondos, organizar o participar en actos, proponer y acometer iniciativas… Estas labores consumen tiempo, algo de lo que habitualmente todos andamos escasos.
Con el tiempo, la diligencia y el entusiasmo por la causa pueden hacer que la Junta Directiva absorba más trabajo del que realmente pueda acometer. El consumo de tiempo puede superar los límites esperados. Quizás al principio no lo veamos venir, las ideas fluyan y las iniciativas llenen la mesa, pero puede que llegue un momento en el que la agenda rebose y el tiempo no dé para más.
¿Las consecuencias? Los objetivos empiezan a no cumplirse, las iniciativas se diluyen, la ejecución de las propuestas se pospone. La sensación de que no da tiempo a hacerlo todo instala la frustración entre los miembros de la junta: la motivación empieza a perder terreno y se pierde la ilusión por el proyecto. Y esto es una auténtica pena.
¿La solución? Establecer prioridades. No hay otro modo para organizar el tiempo y las tareas. No hay fórmulas mágicas ni trucos. Una de dos: o se realiza una correcta planificación del tiempo estableciendo las prioridades en orden de importancia, o las tareas se acumularán y pesarán como una losa en la agenda del día de cada miembro de la junta.
Es necesario ver más allá del ímpetu y las ganas de llevar a cabo el proyecto. Durante el camino surgirán dificultades, aparecerán nuevas tareas y se tendrán que dar cambios de prioridades. Además, ciertas labores podrían revestir más complejidad de la esperada inicialmente, y podrían copar todo el tiempo disponible y robárselo a otras tareas.
Podría parecer obvio, pero no lo es: si desde la Junta Directiva se empiezan a adoptar medidas serias para priorizar las tareas, la motivación de los miembros ganará puntos. Así, estos no perderán ni la voluntad ni su espíritu cooperativo, tan necesario para abordar un proyecto sin ánimo de lucro.
Cómo establecer las prioridades del equipo directivo
Distinguir entre lo urgente y lo importante
La gran dificultad que reviste la priorización de tareas es asumir que el tiempo para acometerlas es finito. Para saber qué tarea acometer antes que otra, es necesario evaluarla en función de las respuestas a estas preguntas: ¿es realmente imprescindible realizarla?; ¿qué ocurre si no se aborda?; ¿se puede posponer?
Al analizar estos planteamientos estamos fijando el grado de importancia de cada tarea: distinguir entre tareas urgentes y tareas importantes es un paso básico para distribuirlas en el tiempo y definir un orden para abordarlas.
Por lo tanto, cada tarea lleva asociada un criterio de prioridad, el cual cobra especial relevancia cuando las tareas se comparan entre sí, y facilita enormemente la elección de qué tareas son más prioritarias que otras, en especial cuando las tareas pendientes comienzan a acumularse.
Saber con qué personal se cuenta
En las empresas es relativamente fácil organizar las tareas desde un puesto de mando, puesto que los organigramas delimitan las competencias de cada persona, y estas siempre (o casi siempre) están a la entera disposición de sus superiores: en otras palabras, un trabajador no se puede “escaquear” si su jefe le encomienda un trabajo.
Una ONG no funciona de la misma forma: las personas que colaboran o que forman parte del Patronato no tienen el mismo grado de vinculación, ya que esta se basa en su buena voluntad. El compromiso que adquiere cada miembro es algo muy personal, y no siempre todos los integrantes de la asociación tendrán la misma disponibilidad.
Cuando llegue la horade asignar tareas, hay que saber con qué personal se cuenta, con total transparencia y sinceridad. Sería un error dar por sentado que todos los miembros del equipo responderán en todo momento como nos gustaría que lo hicieran.
Filtrar y descomponer tareas según su complejidad dentro del equipo directivo
No todas las tareas requieren del mismo tiempo o recursos para ser acometidas: se pueden encontrar tareas muy complejas y otras mucho más simples, si bien puede haber tareas urgentes e importantes en ambos grupos.
A la hora de definir el plan de acción, es preciso distinguir entre las tareas que se pueden realizar rápidamente y las que pueden tardar más: estas últimas pueden ser muy traicioneras si hubiéramos subestimado el tiempo o recursos que habría que haberles dedicado.
Asimismo, se recomienda subdividir las tareas complejas en otras más simples para ayudar a realizar la planificación: ¡el dicho castellano “divide y vencerás” tiene aquí todo el sentido del mundo!
Volver sobre nuestros pasos constantemente
Una de las premisas que más errores encierra es la que afirma que “esto siempre lo hemos hecho así”. Ya sea por la comodidad de la rutina o la seguridad de lo conocido, este planteamiento cierra las puertas a futuros cambios en la prioridad o en el modo de proceder frente a una tarea.
La realidad es que los criterios perennes no existen porque las circunstancias pueden cambiar y pueden surgir prioridades nuevas: lo que siempre nos ha parecido prioritario puede convertirse en accesorio, y viceversa.
En realidad, no se trata solo de aprender a priorizar tareas, sino de reevaluar las prioridades de las tareas nuevas y de las existentes. El inmovilismo no facilita para nada la optimización del tiempo, y adaptarse a los cambios es un paso clave.
Establecer un orden de prioridades es fundamental para organizar el orden práctico de una fundación. El propósito y la misión de la asociación no se deben ver ahogados por culpa de una organización deficiente de las prioridades. Los resultados acabarán llegando con una correcta distribución del tiempo y buenas dosis de voluntad.
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