Dar las gracias es una etapa fundamental dentro del ciclo de la captación de fondos.
Sean personas físicas o personas jurídicas, tus donantes tendrán la confirmación de que su aportación es importante para vuestra organización
Y desde luego dar las gracias de manera adecuada es un paso previo para poder solicitar una nueva donación.
A continuación, te damos un buen número de ideas para agradecer
Justo después de una donación o de un alta como socio
1. Una llamada empática y sinceramente agradecida de alguien de la entidad
Puede ser alguien del equipo técnico de la entidad, el propio director o inclusive un miembro del Patronato o de la Junta Directiva.
- La primera de las opciones es utilizada por muchas organizaciones, especialmente las que hacen campañas Face to Face: es la persona que hizo el contacto a pie de calle el encargado de llamar y agradecer. Ya hay un vínculo entre esas dos personas, la entrevista en la calle es reciente, y esa llamada estrechará aún más el vínculo del donante “novato” con la entidad.
- La segunda de las opciones, el director, funciona muy bien en organizaciones pequeñas, pero se vuelve cada vez más improbable a medida que la organización crece, a la par que el número de sus donantes.
- La tercera opción es muy potente, y es que todo un patrono o miembro de la junta directiva agradezca personalmente un donativo. Eso queda grabado en la memoria de los donantes.
Ojo, antes de hacer esa llamada, no dejéis de comprobar si el donante no ha dejado dicho que no le llamen.
Y recuerda, esta llamada es sólo para dar las gracias. Pero, si lo hacéis bien, puede ser una oportunidad muy buena para escuchar, y anotar, lo que un donante tiene que decir.
2. Una carta por correo postal, empática y sinceramente agradecida
Esa es otra opción muy buena, si no queréis usar el teléfono. Es una oportunidad única para que el director o el presidente de tu entidad se dirija, de “tú a tú”, a uno de vuestros donantes.
Y por supuesto no firméis la carta “en representación” o “en nombre” del Patronato, o del presidente. La carta ha de estar firmada con su puño y letra.
Transcurrido tiempo después del donativo
3. Un “gracias” inesperado por correo postal
Esta no es la típica carta de agradecimiento después de una donación. Hay que vincularlo a un motivo: puede ser el arranque del año, el envío del certificado para hacienda, o porque el donante lleva x años aportando a la organización…
Y de nuevo, aquí no hay petición ni invitación a subir la cuota, sólo un “gracias” poniendo énfasis en el donante y en lo que su aportación logra.
Dos tips importantes:
- Si tu organización tiene calculado el tiempo medio de vida de un socio -suele estar entre 6 y 9 años si todo va bien- una buena oportunidad para enviar esa carta es un poco antes del tiempo medio de vida.
Así, se aumenta el vínculo con el donante y se frena una posible baja como socio estable.
- Hay una gran organización española de cooperación al desarrollo que hizo una encuesta a sus socios donantes para saber qué era lo que más apreciaban de la comunicación que recibían de ellos. Y se quedaron muy sorprendidos cuando descubrieron que, muy por delante de la 2ª opción, lo que más valoraban sus donantes era la carta de agradecimiento que, una vez al año, el presidente de la organización firmaba de su puño y letra.
Y sí, el presidente sigue firmando cada año cientos y cientos de cartas 🙂
4. Una invitación a visitar un proyecto o la sede
Seguro que no todos los donantes querrán involucrarse más, pero esa es una forma poderosa para crear vínculo con un donante.
Puedes hacerlo con una determinada categoría de donantes -y desde luego para todos vuestros grandes donantes personas jurídicas-, o probar con los que viven más cerca del proyecto o de la sede,
Es la oportunidad de que los donantes, y muy especialmente las fundaciones filantrópicas y los grandes financiadores, conozcan más de cerca vuestro trabajo.
Y cuando es un donante persona jurídica, no siempre invites a su máximo responsable.
Invita también al técnico o la persona de contacto más diario de ese organismo; así sumas aliados a vuestra causa.
5. Una persona del equipo humano, especialmente encargada de contestar a las preguntas de los socios y donantes.
Hay que poner nombre y apellidos a este profesional de tu organización encargado de contestar a los socios.
Asegúrate que los socios y los donantes pueden entrar fácilmente en contacto con ella/él a través de correo electrónico, o por twitter, o por Facebook.
Es muy probable que no haya un bombardeo de mensajes, pero ofrecer ese servicio marca una diferencia y envía un mensaje claro: el donante es importante y lo que piensa también.
Y no, esta tarea no debería externalizarse a una suerte de call-center, los socios y los donantes forman parte del núcleo de tu entidad.
Y por supuesto, periódicamente habrá que confirmar que las preguntas y dudas que transmiten los socios son respondidas en tiempo y forma.
6. Una invitación a participar en un evento con otros socios y donantes
Esta es otra manera de decir gracias relativamente sencilla. Y recuerda, no tienes que gastarte una fortuna, primero porque no la tienes, y luego porque los donantes podrían poner en duda el uso que se hace de su dinero.
Si consigues un lugar o un ágape muy destacado gratis, no dejes de indicarlo y de dar las gracias en tus comunicaciones con los asistentes, para que quede claro que no es un coste para tu entidad.
¿El pretexto? Puede ser un estudio, un vídeo, un invitado de honor que hará una charla…. Al inicio del acto, si puedes, haz alguna dinámica de networking entre los asistentes.
Y si al final puedes tener un pequeño detalle con los asistentes, más que mejor: una flor, un marcapáginas, un bombón: algo sencillo y que deje un buen sabor de boca.
Por supuesto, también podríamos incluir aquí las comunicaciones más “clásicas”, como pueden ser boletines, memorias o felicitaciones de Navidad.
Dar las gracias no es cosa de una sola vez, y uno de los retos es integrar esa comunicación dentro de una relación más amplia, de ida y vuelta, con los donantes.
¿Cómo das las gracias a tus donantes? Aquí van 6 formas distintas de hacerlo.
¿Nos cuentas más abajo cómo lo hacéis en vuestra organización?
¿Buscamos juntos las formas de dar las gracias desde tu organización?
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Gracias Mark Tegethoff por la foto