¿Cómo gestionar el proceso de selección para tu Patronato o Junta Directiva?

El proceso de selección para integrar a un nuevo miembro al órgano de gobierno (patronato o Junta Directiva) de una fundación o de una asociación no es tarea fácil. Y hay al menos tres cosas que debes haber hecho antes de embarcarte en ese viaje:

  1. Enumerar los objetivos estratégicos de la organización, incluyendo información detallada sobre qué queremos conseguir, qué indicadores utilizaremos, si son alcanzables y relevantes y cuándo y cómo se espera alcanzarlos.
  2. Analizar de forma exhaustiva el perfil de cada miembro actual de la Junta Directiva o Patronato, incluyendo sus funciones y ciertos marcadores de rendimiento.
  3. Elaborar el perfil ideal del candidato para que su incorporación sea el valor añadido que permitirá a la organización alcanzar sus metas.

Una vez hecho los deberes, empezar el proceso de identificar, integrar y orientar a tu próxima patrona o patrono (o miembro de la Junta) no debería ser complicado.

 

nde y cómo buscar

Para desarrollar un proceso de reclutamiento exitoso, primero identificaremos a los grupos de personas que reunan los requisitos, empezando por los más cercanos a la organización. Estos pueden incluir: clientes, colegas, voluntarios, donantes, miembros de la comunidad activos y empresarios locales.

Una vez agotadas esas posibilidades, podemos ir más allá utilizando nuestro boletín para dar a conocer las vacantes. También podemos preguntar a organizaciones hermanas, empresas locales y a las administraciones.

Otra buena alternativa son los voluntarios destacados o en formación. Aunque pueden disponer de tiempo limitado, podemos considerar su incorporación en eventos especiales o en programas específicos que tengan tiempo limitado. Una vez probado su compromiso con la organización, pueden ser considerados como candidatos ideales a considerar para un puesto en la Junta o el Patronato.

Y por supuesto, debemos pedir a los actuales miembros de la Junta o el Patronato que faciliten posibles candidat@s entre sus contactos y conocidos.

Una vez hecho este barrido, se revisarán las propuestas y se seleccionará a varios candidatos para entrevistas. Durante esta fase, preguntaremos a los candidatos potenciales qué podrían ofrecer a la organización, de forma que perciban la pertenencia a la entidad como un privilegio y no como una tarea ingrata.

Además de ayudar a identificar el tipo de personas que podrían asumir el compromiso requerido, el proceso se enfoca en las expectativas de la propia organización y en su misión fundacional.

Al aclarar y comunicar nuestras necesidades a la comunidad, atraemos a personas que están dispuestas a trabajar y que desean ser parte del liderazgo de la organización. De tal manera que el candidato enseguida entenderá en la entrevista que hay un puzle bien armado cuya incorporación representa la última de las piezas.

 

Procedimientos eficaces para integrarlos

Una vez elegido al nuevo miembro, deberás hacerle saber lo que se espera de él. Puede sonar obvio, pero muchos miembros no tienen ni idea sobre lo que deben hacer.

El proceso de Integración de un nuev@ patron@ es un paso importante para clarificar sus funciones y responsabilidades. Es útil crear un manual – un conjunto de documentos escritos sobre la organización- y distribuirlos a cada nuevo miembro del equipo. Esta labor debería ser desarrollada con el apoyo del equipo de comunicación de la organización.

El manual para una persona que se integra en un Patronato o una Junta debería incluir:

  1. Un resumen formal de la misión y valores de la organización
  2. Una breve descripción de los programas
  3. Presupuesto actual
  4. Un informe reciente del estado financiero
  5. Lista de actuales fuentes de financiación
  6. Organigrama o descripción de la estructura organizacional
  7. Listado de los nombres y apellidos de los miembros de la Junta Directiva o Patronato
  8. Estatutos
  9. Planificación estratégica de largo alcance (si existe)

Para potenciar el material del manual, sería útil agendar una reunión orientativa.

Este encuentro debería incluir una presentación sobre el propósito de la organización, estructura y programas, introducción del personal y miembros actuales de los órganos de gobierno, y tener tiempo de sobra para preguntas y/o debates con el objetivo de involucrar desde el principio a los nuevos miembros en la organización.

 

Métodos sencillos para orientar a los nuevos miembros

En cuanto al proceso de orientación, también tienes muchas alternativas creativas que alimentarán una cultura institucional saludable y proactiva.

En primer lugar, podemos implementar lo que en Estados Unidos llaman el “Buddy system”. Es un método utilizado especialmente para ayudar/supervisar a nuevos integrantes asignándoles a otro compañero de trabajo veterano que lo acompañará durante los primeros seis meses del mandato.

Se espera que los miembros experimentados de la Junta hagan un seguimiento mensual con las personas recién incorporadas respondiendo a algunas preguntas y proporcionando cualquier tipo de ayuda que necesiten para su participación en el órgano de gobierno.

Será especialmente útil para los que entran por primera vez en una Junta o no saben mucho (o nada) sobre los otros miembros.

En segunda lugar, también puedes programar un retiro de un día completo, separado de la rutina establecida para las reuniones regulares, para formar a l@s nuev@s integrantes sobre su función, desarrollar el trabajo en equipo y resolver cualquier roce que haya podido surgir durante los primeros encuentros.

Y, por último, la formación continua mantendrá a nuestros órganos de gobierno motivados. Especialmente en aquellas áreas donde más nos interesa que se desarrollen como PartnerRaising y Fundraising, Estrategia, Comunicación o en otros temas en los que la organización esté especialmente interesada en que se cuente con los mejores expertos y que estos destaquen por la agudeza de sus habilidades.

 

Como conclusión, y a modo de Hoja de Ruta:

  • Revisa o actualiza el plan estratégico de la organización, analiza el perfil de cada miembro del órgano de gobierno y elabora el perfil ideal del candidato.
  • Prepara estrategias de comunicación creativas para transmitir confianza en el plan a tu equipo y reestructura el órgano si fuera necesario.
  • Durante las entrevistas, enfoca tu atención en las expectativas de la organización, y confirma si las habilidades de la persona que tienes delante se ajustan a lo que estás buscando.
  • Elabora un manual del nuevo patrono que contenga todos los documentos más relevantes que deberá conocer el nuevo miembro para su mejor integración en la organización.
  • Implementa sistemas de orientación efectivos involucrando a los miembros veteranos.
  • Crea actividades alternativas a las reuniones de trabajo para generar un clima de confianza entre los miembros nuevos y veteranos.
  • Por último, no te olvides de invertir en formación, sobre todo en aquellas necesidades identificadas en la fase de análisis.

 

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Gracias a You X Ventures por la fotografía

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