4 circunstancias que ponen en riesgo el Buen Gobierno de tu entidad

El Buen Gobierno de una asociación o fundación es siempre un equilibrio difícil de conseguir, ¡y de mantener!

E incluso en los mejores Órganos de Gobierno, sean juntas directivas o patronatos, a veces cristalizan realidades y hechos que reclaman una intervención rápida para cambiar la situación.

A continuación, recogemos cuatro situaciones que reclaman una intervención sin mucha demora, y damos pistas para solucionarlas.

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Baja asistencia a las reuniones

Sin duda las agendas de todos los que conforman una junta o un patronato suelen estar muy apretadas, y a menudo surgen imprevistos familiares o laborales que, en el último momento impiden la asistencia de algún que otro miembro.

Pero si esa realidad se repite a menudo, es probable que sea porque las reuniones no son interesantes y resultan a menudo poco productivas.

La mejor forma de paliar esta realidad es la de contar con una agenda de la reunión, que los temas a tratar sean estimulantes y se aborden de forma innovadora, ¡y que se respete los tiempos marcados.

 

Otras opciones a valorar e incorporar son:

  • Trae invitados especiales, que puedan, en un momento de la reunión, entrar y compartir su experiencia de trabajo con vuestra entidad: puede ser un beneficiario, un trabajador sobre el terreno, un partner relevante… Y como no siempre es posible una presencia física, piensa en hacer una conexión vía Skype o similar, o proyecta un vídeo grabado unos días antes.
  • Baja la frecuencia de las reuniones. Si los encuentros son mensuales, prueba a pasar a bimensual.
  • Envía la agenda de la reunión con antelación. Una semana antes, envía a todos los miembros un recordatorio de la reunión con fecha hora y lugar de reunión.
  • Prepara e instala un pequeño buffet de comidas y bebidas para que los participantes puedan, a lo largo del encuentro, servirse lo que quieran.

 

Miembros poco activos y que llevan muchos años

Todas las juntas directivas y los patronatos deberían de estipular en sus reglamentos un límite máximo de permanencia para la mayoría de sus miembros.

En algunos casos, especialmente para aquellas fundaciones creadas por familias o grupos reducidos de personas, es importante que los impulsores sigan presentes, pero esa presencia estable es compatible con la rotación de los otros miembros.

Y si hay algún miembro especialmente valioso, puede regresar al patronato o a la junta después de 1 o 2 años de descanso, de recargar fuerzas y de llenarse de nuevas ideas y propuestas.

El contar con un límite de estancia facilita la rotación y propicia el buscar energías e ideas nuevas.

 

Unido a eso, plantéate también:

  • Hacer un proceso de autoevaluación anónimo para todos los miembros de la junta o patronato. Hazlo una vez al año y veras los cambios positivos que se producen: es probable que los miembros menos activos se comprometan más con su labor, y que las personas que no dan más de sí se planteen una retirada a tiempo.
  • Incluir en el reglamento del órgano de gobierno que tres ausencias seguidas pueden suponer un requerimiento de dimisión.
  • Aceptar que no todos los miembros del órgano de gobierno van a implicarse con la misma intensidad y con la misma capacidad. Recuerda que lo mejor suele ser enemigo de lo bueno.

 

Bajo cumplimiento de compromisos

Es uno de los grandes clásicos de las reuniones, que también se da en las juntas y patronatos, las promesas que no se cumplen.

En el calor de la reunión, hay uno de los asistentes que dice “yo me encargo”, pero pasan las semanas y los meses y el asunto sigue sin resolverse.

Si el nivel de incumplimiento de los compromisos de tu junta está por las nubes, implanta en las reuniones la pauta “Compromiso asumido > fecha de cumplimiento”, acuerda con cada persona que se ha comprometido una fecha de resolución o de entrega.

Y refleja esas fechas en el acta de la reunión, servirá de recordatorio para todos.

 

También hay otras mejoras que podrías hacer:

  • Establece de antemano el tiempo de trabajo que, para los miembros, va a suponer el estar en la junta o en el patronato. Y eso incluye los tiempos de reuniones por su puesto; los tiempos previos y posteriores a estas, para leer y revisar documentos y acuerdos; y un tiempo añadido, a lo largo del año para ser embajador de tu entidad y atender diferentes compromisos.
  • Prepara un breve documento de 1 o 2 páginas que recoja una descripción de las funciones y tareas más habituales de los órganos de gobierno de tu entidad, y contrástalo y complétalo en una de sus reuniones. Será un documento muy útil que servirá de referencia para todos los miembros, los actuales y los que vendrán.
  • Planifica con antelación, con tus miembros de Órganos de Gobierno, los tiempos de trabajo y de implicación en los próximos seis meses. Así podréis ajustar necesidades y disponibilidades en función de las agendas de cada uno de ellos.

 

Conflictos de intereses

La gran mayoría de los miembros de un patronato o de una junta directiva asumen sus responsabilidades con buenas intenciones y compromiso.

Pero de vez en cuando, se dan situaciones o cúmulos de circunstancias que pueden dar pie a conflictos de intereses.

Es poco aconsejable abordar un tema así en el transcurso de una reunión ordinaria, sin más preparación.

Dedícale tiempo a pensar en posibles conflictos de intereses que puedan surgir, prepara ejemplos concretos de conflictos de intereses que podrían surgir, y después planifica un tiempo de diálogo y de debate entre todos los miembros de tu órgano de gobierno para acordar las grandes líneas de una política adhoc.

 

Así mismo, puedes:

  • Contactar con otras entidades para solicitarles sus Políticas o Manuales de Gestión de Conflictos de Intereses.
  • Promover, en las redes a las que pertenecéis, un debate y una reflexión conjunta que permita llegar a un consenso y una propuesta sectorial.
  • Hacer visible y plantear un conflicto de interés, si crees que algún miembro del órgano de gobierno ha cruzado la línea. Como primer paso, tal vez lo mejor sea hablarlo antes con alguna otra persona del órgano para contrastar y confirmar. El segundo paso probablemente sea el de dialogar con aquella persona en una entrevista individual. Si eso no da resultado, entonces habría que plantearlo al presidente o secretario del órgano.

 

Si quieres, te acompañamos en este camino hacia el Buen Gobierno, toma contacto con nosotros

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