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Las 7 leyes de una reunión de Patronato eficiente

Escrito por Dominique Gross on . . Visitas: 135

Las 7 leyes de una reunión de Patronato eficiente. Gobernanza Efectiva

Post invitado de GobernanzaEfectiva.com

 

Cómo pasar de una reunión de Patronato “del montón” a una reunión de Patronato "excepcional"

  • “Cada vez que tengo una reunión de Patronato, sé que me espera una experiencia pesada y tediosa”
  • “Mis reuniones de Patronato son caóticas e interminables”
  • “Lo peor es que da la sensación de que la reunión no sirvió para nada importante”
  • “Cuando acudo a una reunión mal organizada, mis niveles de energía caen y hay una cierta desmoralización ante la percepción de pérdida de tiempo”

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Los miembros de los Patronatos invierten importantes cantidades de tiempo y energía en sus reuniones. La mayoría de los Patronatos de las fundaciones se reúnen al menos 4 veces al año y la duración media de dichas reuniones suele sobrepasar las 8 horas. Unos simples cambios en la manera de organizar este tipo de reuniones pueden proporcionar rápidamente resultados y mejoras relevantes en el desempeño de los equipos de gobierno.

 

¡Da un paso adelante! Pon en marcha algunas de nuestras recomendaciones:

 

1. Disponer de una agenda clara es el mejor comienzo posible

La mayoría de los patronatos pueden ser calendarizados desde el principio del año y la agenda de los temas a tratar en cada reunión debe ser enviada con antelación suficiente a los participantes. Dicha agenda debe ser clara y muy enfocada haciendo referencia explícita al contenido de la reunión, especialmente a en relación a los temas en los que se va a pedir la opinión y decisión de los miembros de Patronato. Pla agenda debe distinguir entre los temas que serán objeto de debate y aquellos que serán tratados simplemente a título informativo.

Por otra parte, es aconsejable que los temas más relevantes de la reunión siempre vayan al inicio de la misma, así como establecer un límite máximo de tiempo para cada uno de los asuntos a tratar para que no haya uno o dos temas que acaben monopolizando toda la reunión.

 

2. Dejar espacio suficiente para debatir lo realmente importante

Si no hay debate sobre los temas de calado, ¿qué sentido tiene reunirnos?. En ocasiones, con la excusa de aprovechar mejor el tiempo de las reuniones, se suele cargar la agenda de demasiados temas a tratar, muchos de ellos de carácter operativo o administrativo, dejando poco espacio para la reflexión sobre temas estratégicos para la organización.

Es fundamental reservar de antemano tiempo suficiente en la agenda para el debate y el dialogo entre el patronato, sin que exista la sensación de que hay temas clave sobre los que “se pasa de puntillas”. Debe garantizarse la oportunidad a los miembros del patronato para que puedan hacer preguntas, explorar perspectivas diferentes, debatir constructivamente, aclarar sus dudas, proponer alternativas y líneas de actuación y finalmente alcanzar una deliberación conjunta.

De esta forma se sentirán involucrados y que sus contribuciones son valoradas.

 

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